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.Historia de éxito

DMS.

-Sistema de gestión de documentos
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Introducción.

Cuando S-Company se puso en contacto con nosotros, nos explicó que sus sistemas actuales, que habían funcionado bien durante su primer año, ahora estaban obsoletos y no podían satisfacer las necesidades futuras de su negocio.

S-Company, una empresa dedicada a la facturación de servicios médicos, tiene como objetivo gestionar los procesos de facturación para que los profesionales de la salud puedan centrarse en brindar atención médica.

Esta empresa no buscaba solo una solución, sino también un socio que pudiera abordar las inquietudes de sus empleados. Por eso eligieron a 2am.tech: por nuestra capacidad para crear software a medida, brindar asesoramiento técnico, colaborar en sesiones de brainstorming, realizar estudios de viabilidad y ofrecer soporte tecnológico.

Un Sistema de Gestión Documental a Medida.

S-Company entendía la importancia de la automatización para lograr eficiencia y había utilizado software empaquetado desde sus inicios. Sin embargo, como indicó su representante:

«Necesitábamos un software que respaldara los nuevos y refinados procesos de una empresa más madura y dinámica.»

Y añadió:

«Los empleados ahora recibían miles de documentos al día —cheques, informes, correspondencia, facturas— utilizando un sistema diseñado para manejar un volumen de trabajo considerablemente menor.»
Como si fuera poco, la licencia del software —que ya no se ajustaba a sus necesidades— costaba miles de dólares anualmente. Las investigaciones mostraban que un sistema empresarial de gestión documental con cumplimiento HIPAA estaba fuera de su alcance financiero. Lo que necesitaban era un socio con amplia experiencia, capaz de diseñar e implementar una solución a medida que cubriera todas sus necesidades.

Comprendimos rápidamente sus desafíos. Tal como señalaron:

»Los empleados del área de correspondencia escaneaban todos esos documentos e indexaban los archivos digitales resultantes, moviéndolos luego a distintas carpetas.»

Realizamos varias sesiones conjuntas de descubrimiento con los usuarios de negocio y el equipo técnico de S-Company, aplicando una metodología ágil de desarrollo. En pocos meses, entregamos un sistema configurable en la nube, que requería una mínima capacitación y administración.

Nuestro sistema de gestión documental (DMS) gestiona petabytes de datos, permitiendo a los empleados encontrar documentos en segundos. Ofrece acceso basado en roles, específico para cada usuario. Además, el sistema DMS permitió:

Escaneo por lotes
Carga masiva de archivos
Anotaciones en documentos
Dejar notas en documentos específicos
Manipulación de documentos/páginas mediante rotación y escalado
Montaje de unidades compartidas como fuente de importación de documentos
Importación de documentos a través del sitio web

Conclusión.

La asociación con S-Company fue un placer. Entendieron la automatización y juntos superamos con éxito sus desafíos. La transformación de los procesos manuales en procesos automatizados rápidos, precisos y configurables ayudó a acelerar la productividad y reducir los errores humanos. El software hecho a medida demuestra ser una inversión inteligente, eliminar las costosas licencias de un software que solo cubre parcialmente las necesidades empresariales.

«Es increíble que hayamos obtenido el ROI en dos años y medio, ¡a pesar de que la expectativa era de tres años!»

Entregamos un MVP (producto mínimo viable) en un plazo de tres meses, y lanzó el proyecto basado en la nube que cumplía con la HIPAA en un plazo de seis meses, migrando los documentos existentes y manteniendo la indexación.

«Teniendo en cuenta que nuestro software estaba disponible pocos meses después de nuestra solicitud inicial, nos sorprendió su funcionalidad y diseño».

En la actualidad, DMS se integra con otros entornos de software de S-Company y evoluciona con su organización con nuestro total apoyo.

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